Privacyverklaring In het Veld Van der Zalm | Advocaten en mediators
Algemeen
Dit is de privacyverklaring van In het Veld Van der Zalm | Advocaten en Mediators, ook wel: VZ Advocaten, gevestigd aan de Jan Tinbergenstraat 253A, 7559 SP te Hengelo (O) (hierna: ”wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
VZ Advocaten respecteert jouw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of die wij anderszins verkrijgen, vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens VZ Advocaten verwerkt.
In deze privacyverklaring kun jij informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als jij na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als jij gebruik wilt maken van jouw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de AVG of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als jij een klacht wilt indienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kun jij contact met ons opnemen via:
Telefoon: +31-(0)74-80 80 248
E-mail: info@vzadvocaten.nl
Post: Jan Tinbergenstraat 253A, 7559 SP Hengelo (O)
Als jij niet tevreden bent over de afhandeling van jouw klacht of als jij jouw klacht liever niet bij ons indient, kun jij deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
De advocaten en advocaat-scheidingsmediators zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG, de Advocatenwet en de geldende beroeps- en gedragsregels naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Dossier
Indien jij een opdracht aan de advocaat of scheidingsmediator verstrekt, verwerkt de advocaat of scheidingsmediator persoonsgegevens die jij en de andere partij(en) in jouw zaak aan de advocaat of scheidingsmediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval jouw contactgegevens zoals jouw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor de behandeling van het dossier (zoals huwelijksdata, gegevens over kinderen, financiële en vermogensrechtelijke bescheiden en relevante correspondentie). Afhankelijk van het onderwerp van het dossier kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien jij een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en het verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat of scheidingsmediator verricht. Naast jouw contactgegevens gaat het om jouw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens en urenspecificaties.
Contact
Indien jij contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, per e-mail of via de telefoon, verwerken wij de gegevens die jij verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die jij aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom jij contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat jij een vraag hebt of een zaak wilt voorleggen).
Analyse Websitebezoekers
Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als jij de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een geanonimiseerd deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen om de functionaliteit van de website te optimaliseren.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Dossier
De advocaat of scheidingsmediator gebruikt de persoonsgegevens die jij hebt verstrekt in het kader van een dossieropdracht om het dossier zorgvuldig te behandelen, adviezen op te stellen, onderhandelingen te voeren en processtukken voor te bereiden. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de behandeling van de zaak (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij je om toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken. Jij geeft deze toestemming door het accepteren van onze opdrachtbevestiging of het tekenen van een mediationovereenkomst. Als jij dit niet accepteert of deze toestemming niet geeft, kun jij helaas geen gebruik maken van de diensten van de advocaat of scheidingsmediator, omdat de advocaat of scheidingsmediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
Ter ondersteuning van een efficiënte en kwalitatieve dossierbehandeling kan de advocaat of scheidingsmediator gebruikmaken van moderne, streng beveiligde softwaretoepassingen, waaronder systemen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI). Deze hulpmiddelen worden uitsluitend intern ingezet voor ondersteunende doeleinden, zoals het rubriceren en doorzoekbaar maken van omvangrijke processtukken en financiële bescheiden, gericht wetgevings- en jurisprudentieonderzoek en het voorbereiden van conceptberekeningen en conceptteksten.
Jij hebt het recht om jouw acceptatie of toestemming weer in te trekken. De advocaat of scheidingsmediator mag dan geen gegevens meer van je verwerken. De advocaat of scheidingsmediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor je verrichten, en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die jij hebt verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren en de financiële administratie te voeren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die jij met ons sluit uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en om te voldoen aan onze wettelijke administratie- en bewaarplichten (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
Contact
De contactgegevens die jij aan ons verstrekt, gebruiken wij om contact met jou op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden of een intakegesprek in te plannen. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). Die gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Dossiergegevens
Wij bewaren de persoonsgegevens in gesloten dossiers gedurende een periode van ten minste vijf (5) jaren na afloop van de behandeling van het dossier, conform de richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten en ter voldoening aan eventuele wettelijke verjaringstermijnen, waarna het dossier op veilige wijze wordt vernietigd.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven (7) jaren na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden maximaal twee jaar na het bezoek aan de website bewaard; dit betreft de gangbare bewaartermijn voor analytische cookies.
Met wie delen wij jouw gegevens?
De advocaat of scheidingsmediator deelt jouw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan:
- Waarneming van de praktijk door een andere advocaat (bij afwezigheid of ziekte);
- Het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een externe deskundige (zoals een accountant, fiscalist of pensioenadviseur), hetgeen uitsluitend na jouw uitdrukkelijke instemming geschiedt;
- Het verstrekken van persoonsgegevens in verband met gerechtelijke procedures aan rechterlijke instanties, gerechtsdeurwaarders en de (advocaat van de) wederpartij.
Jouw gegevens worden opgeslagen in een beveiligd digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de advocaat of scheidingsmediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT- en softwareleveranciers. Verder worden de betalingsgegevens die jij ten behoeve van de facturering aan de advocaat of scheidingsmediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van ons kantoor de financiële administratie verzorgt.
Met al deze ICT-leveranciers en externe verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van beveiliging en geheimhouding is geregeld als jij van ons mag verwachten. Daarbij geldt uitdrukkelijk dat gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden bewaard en dat software- en AI-leveranciers contractueel is verboden om jouw gegevens te gebruiken voor het trainen, verbeteren of afstemmen van publieke of algemene AI-modellen.
Indien jij, of een andere partij die betrokken was bij een dossier, een klacht tegen de advocaat of scheidingsmediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin jouw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Nederlandse vereniging van Familie- en erfrecht Advocaten en Scheidingsmediators (vFAS) en/of aan de Geschillencommissie Advocatuur. Jouw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken jouw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de toezichthouder of een andere met het openbaar gezag beklede instantie (zoals in het kader van de Wwft).
Geen geautomatiseerde besluitvorming en menselijke regie
VZ Advocaten maakt bij haar dienstverlening geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG.
Hoewel ons kantoor gebruikmaakt van moderne digitale hulpmiddelen en goedgekeurde softwaretoepassingen ter ondersteuning van administratieve processen, analyses en conceptvorming, vindt de feitelijke beoordeling van jouw zaak, de juridische strategie, alle advisering en de communicatie te allen tijde plaats onder de volledige en persoonlijke menselijke regie en tuchtrechtelijke eindverantwoordelijkheid van jouw behandelend advocaat of scheidingsmediator.
Een nadere toelichting op onze digitale werkwijze en het kantoorbeleid rondom technologie vindt jij op onze website via https://vz-advocaten.nl/ai-beleid/
Hoe worden jouw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Dit omvat onder meer versleutelde gegevensopslag, tweestapsverificatie, strikte toegangsbeveiliging en het verbod op het invoeren van dossier- en cliëntgegevens in openbare of niet-afgeschermde AI-tools. Bovendien verplichten wij onze ICT- en softwareleveranciers contractueel om eveneens passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen en strikte geheimhouding te betrachten.
Wat zijn jouw rechten?
Jij hebt op grond van de wet de volgende rechten ten aanzien van de door ons verwerkte persoonsgegevens:
- Het recht op informatie (ontvangst van deze privacyverklaring);
- Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;
- Het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn;
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
- Het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens in de door de wet bepaalde situaties;
- Het recht om in bepaalde gevallen jouw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
- Het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen (dataportabiliteit);
- Het recht om jouw eerder gegeven toestemming te allen tijde weer in te trekken.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer jij die kunt uitoefenen, verwijzen wij naar de artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Jij kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van deze privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Teneinde zeker te weten dat wij op basis van jouw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij je ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en Burgerservicenummer (BSN). VZ Advocaten neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op jouw eigen persoonsgegevens.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is te allen tijde te raadplegen op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en jou, voor zover sprake is van een lopend dossier, per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie november 2026